إدارة المسجل العام

صور من الارشيف
نبذة عن الإدارة

وتختص بإدارة الشؤون التعليمية لطلاب الأكاديمية والإشراف المباشر على النظام الدراسي ومراقبة تطبيق نظم ولوائح الدراسة والامتحانات، والتنسيق مع مسجلي فروع الأكاديمية فيما يخص بداية الدراسة ومواعيد الامتحانات، وإتمام كافة الإجراءات الخاصة بشؤون، الخريجين بما في ذلك تحرير النماذج الخاصة بإفادات التخرج للخريجين وكشوفات درجاتهم وتوقيعها واعتمادها من رئيس الأكاديمية، وإعداد الإحصائيات عن خريجي الأكاديمية بشكل مفصل وإصدار الدليل العام الخاص بهم سنوياً، والاحتفاظ بالإحصائيات الخاصة عن عدد الطلاب الدارسين لكافة المدارس بالأكاديمية، وتباشر أعمال الإشراف والتوجيه والتنسيق لكـــــافة التقسيمات التنظيمية التابعة لها أو التي تشرف عليها.

الاختصاصات والمهام

تتولـى إدارة المسجل العام بالأكاديمية القيام بمهامها من خلال الأقسـام التالية:

 

أولاً: قسم شؤون الطلبة والدعم الطلابي وتختص بالأتي:

 إستلام ملفات المتقدمين للدراسة حسب إجراءات القبول المعتمدة بالأكاديمية. 

    إتمام كافة إجراءات القبول للمتقدمين للدراسة بالأكاديمية، وإدخال البيانات الأساسية الخاصة بالقبول في المنظومة.

    إستقبال كافة المعاملات التي تخص الطلبة ومتابعة إجراءات تنفيذها مع الوحدات المختلفة بإدارة التسجيل.

    التنسيق يبن المدارس بالأكاديمية وإدارة التسجيل بالخصوص.

 

ثانيأ : قسم الخريجين ، ويختص بالأتي:

    مراجعة الإفادات بالكامل، والتأكد من صحتها.

    مراجعة كشف درجـات الطالب بالنتائج الأصلية واعتمادها.

    إحالة الإفادة وكشف الدرجات للإجراء بعد التأكد من صحتها.

    إعداد دليل الخريجين سنويا.

 

ثالثاً: قسم الأرشيف ويختص بالأتي :

    استلام وحفظ ملفات الطلبة الجدد، والتأكد من صحة المستندات الموجــودة بكل ملف.

 الاحتفاظ بالنسخ الأصلية لكشوفات الدرجات وبطاقات التسجيل وكافة المستندات الخاصة بالطلبة.

    إصدار التقارير المختلفة ذات العلاقة بشئون الطلاب والبيانات الخاصة بهم.

    إتخاذ الإجراءات اللازمة بما يكفل سلامة وسرية المحفوظات.

    إعداد إحصائية بأعداد الطلبة الخريجين سنوياً، بالتعاون مع قسم الخـريجين.

 

رابعاً: قسم المنظومة وإصدار إفادات التخرج ويختص بالأتي :

 إدخال البيانات الأساسية الخاصة بالطلاب المقبولين بالأكاديمية في المنظومة.

    صرف أرقام قيد الطلاب الجدد بالتنسيق مع الأقسام الأخرى بالإدارة.

   إجراء كافة المعاملات الخاصة بالطلاب لكافة المدارس من (إضافة وحذف وتعديلات) بعد الموافقة من الإدارات المختصة.

    سحب إفادات التخرج والتأكد من سلامة الإجراءات المتبعة بالخصوص.

 

خامساً: قسم النشاط الطلابي ويختص بالاتي:

 إعداد وعرض الخطط المتعلقة بالنشاط الطلابي الثقافي والرياضي بالأكاديمية.

 تصميم الاستمارات وتوزيعها وتفريغها وتحليلها بهدف التعرف علي المواهب في مختلف المجالات الأدبية والثقافية والفنية والرياضية ورعايتها وتشجيعها.

   تنظيم المهرجانات الثقافية والأدبية والفنية والرياضية بمشاركة المدارس بالأكاديمية، وبمشاركة الجامعات الوطنية الأخرى.

    تنظيم المعارض الفنية والرياضية للموهوبين في المجالات الفنية والرياضية المختلفة للطلاب واعضاء هيئة التدريس.

 المشاركة في الأيام الجامعية والمخيمات بالعروض الفنية والرياضية والمسابقات الثقافية والفكرية.

   احياء المناسبات الدينية والوطنية من خلال تنظيم الفاعليات الأدبية والثقافية والفنية والرياضية بالتنسيق مع الوحدات ذات العلاقة.

   اقتراح وتنظيم المشاركة في الملتقيات الأدبية والثقافية والفينة والرياضية بين الجامعات علي المستوى الإقليمي والدولي.

    اعداد التقارير الدورية عن نشاط القسم.